Zaman kaybetmeden verimli e-posta kullanma
E-mail ile iletişim modern çağın resmi yazışması, sözleşmesi yerine geçiyor. Bu nedenle kullandığınız e-posta servisinin özelliklerini bilmeniz gerekiyor. İşyeri e-posta hesabınızla, kişisel e-posta hesabınızı birbirine karıştırmayın. İşyerinde şahsi e-mail adresini verirseniz, sosyal medya hesaplarınıza işteki e-mail’inizle kayıt olur aile ve arkadaş çevrenize iş e-posta adresinizi verirseniz bir süre sonra sapla samanı karıştırır hale gelebilirsiniz. E-posta adresinizi amaçlarınıza uygun kullanırsanız daha e-maili açıp okumadan direk işleme koyabilirsiniz. Bu size hem büyük bir zaman kazandırır hemde karışıklıktan kurtarır.
E-mailleri yönetme
E-postaları okurken önem ve zaman sırasına göre işleme koyabilirsiniz. En son gelenleri ve en acil yanıtlanması gerekenleri ilk önce yanıtlayın. Böylelikle her e-postaya aynı gecikmeyle cevap vermiş olursunuz. Bu size olan güvenin artmasını sağlar. İnsanlar ciddi bir e-posta hesabı olduğu kanaatine varır. Kişisel ve işyeri e-posta hesaplarının disiplinli bir şekilde kullanılması zaman kaybını önlediği gibi rahat bir şekilde çalışma imkanı sağlar.
Klavye kısayollarını ihmal etmeyin
Mümkün mertebe klavye kısayollarını kullanmayı ihmal etmeyin. Her kısayolda 1 saniye kazansanız gün içinde 100 kez kısayol kullansanız, gün sonunda saatlerce zamanı boşa çıkartabilirsiniz. Malum vakit nakittir. Ömür sayılı, günler kısa. Vakti iyi kullanmak gerek.
E-Posta anlık mesajlaşma aracı değildir!
E-mail hesabınızı gün boyu açık tutmak, devamlı olarak tarayıcınızın bir sekmesini ona ayırmak, sanki direk mesajlaşma aracıymış gibi davranmak verimliliğinizi öldürür. Çok acil bir işi olan size telefonla da ulaşabilir. Düzenli olarak, günlük e-posta hesabınıza baktığınız saatler aynı olursa diğer vakitler size kalır. Günde 3 kez; sabah işe başladığınızda, öğle arasından önce veya sonra, akşam işten çıkmadan önce kontrol etmek yeterli oluyor. Bunu iş alışkanlığı haline getirirseniz çok büyük faydasını görürsünüz. Sonuçta 3 saat sonra maile cevap verseniz ne olur? Hiçbirşey…
E-Postalarınızı biriktirmeyin, harakete geçin
Sakın biriktirmeyin. Mutlaka harakete geçin. Hiçbir işe yaramıyorsa silin, cevap vermeniz gerekiyorsa cevaplayın, sizinle ilgili değilse ilgili olan kişiye yönlendirin. Okumaya vaktiniz yoksa okunmadı olarak işaretleyip, etiketleyin ve sonra okuyun. Bu işlemlerden birini yapmaz biriktirirseniz bir süre sonra verimsizlikten kısır döngüye girmeye başlarsınız. Serhat Dündar’ın konuyla ilgili güzel bir sözü var: “Gelen kutusu bir depolama alanı değildir”
Sınıflandırın/Etiketleyin
Reklamlar, sıradan e-postalar, sosyal medya güncellemeleri, haftalık / aylık bültenler vs. Filtrelemeleri kullanarak gelen kutunuzu düzene sokun. Bunun için birkaç hafta boyunca 1 saatinizi ayırın geçmişe dönük e-postalarınızı etiketleyin ve arşivleyin. Postalarınızı ilgili oldukları konuya göre etiketleyin ve sınıflayın. Böylece hem ileri de onlara ulaşmanız kolaylaşacak hemde nelere ne kadar zaman ayırdığınızı daha net görebileceksiniz. Gmail üzerinde otomatik etiketleme özelliğini kullanarak iş yükünüzü hafifletebilirsiniz.
Birden çok e-posta hesabı kullanmayın
Siz siz olun birden fazla e-posta hesabı kullanmayın. Mümkün olduğunca tek e-mail hesabınız olsun. Birden fazla e-posta hesabı kullanmanız gerekirse POP3 kullanarak hepsini bir tek e-posta hesabına bağlayın. Böylelikle farklı e-posta hesaplarını tek bir hesaptan yönetebilirsiniz.
E-Posta pazarlama ile ilgili profesyonel destek isterseniz burdan iletişime geçebilir veya konuyla ilgili sorularınızı yorum kısmında bize yazabilirsiniz.
